Apa itu pengembalian dana? Dalam menjalankan bisnis, terkadang muncul beberapa hambatan. Saat menjalankan bisnis online, misalnya, meski sudah berhati-hati mengemas produk, bisa saja ada kemungkinan produk mengalami kerusakan di tengah jalan. Pada waktu lain, karena satu dan lain hal, produk mengalami cacat produksi.
Jika hal tersebut terjadi, wajar jika pada akhirnya pelanggan meminta pengembalian dana atau refund. Bagi yang sudah lama menjalankan bisnis, Anda tentu mengenal tentang istilah tersebut. Namun, bagi pebisnis pemula, tentu menjadi suatu hal yang baru. Agar tidak salah langkah, mari simak penjelasan tentang pengembalian dana dalam bisnis beserta langkah-langkahnya berikut ini!
Pengertian Pengembalian Dana dan Pentingnya dalam Bisnis
Pengembalian dana atau refund merupakan pengembalian sejumlah dana oleh pihak penjual kepada pembeli dalam suatu transaksi karena alasan tertentu. Biasanya, alasan tersebut masih berhubungan dengan produk seperti kelalaian penjual atau bisa juga karena proses produksi tidak bisa memenuhi target.
Perlu diingat juga, refund berbeda dari return. Meski terkadang alasannya mirip, return tidak membatalkan transaksi, sedangkan refund membatalkan transaksi. Tujuan utama dari return adalah pengembalian barang. Di sisi lain, refund bertujuan untuk mengembalikan dana pembeli.
Jika dilihat sekilas, refund memang terasa merugikan. Ini karena transaksi yang mengalami refund jelas tidak memberi pemasukan bagi bisnis Anda. Namun, coba lihat dari sisi lain. Refund bisa meningkatkan rasa percaya calon pembeli terhadap bisnis Anda. Adanya layanan refund dengan alur yang mudah pasti akan membuat pembeli merasa terlindungi.
Dasar Hukum Pengembalian Dana di Indonesia
Di Indonesia, mekanisme refund secara resmi diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHP), lho. Dalam peraturan tersebut, refund dianggap sebagai ganti rugi terhadap tidak dijalankannya suatu prestasi atau bisa juga wanprestasi. KUHP mengatur bahwa refund hanya dapat dilakukan jika telah terpenuhi tiga syarat, yaitu:
- Pihak penjual atau penyedia jasa tidak melakukan sesuatu yang disanggupi untuk dilakukan.
- Pihak penjual atau penyedia jasa melakukan perjanjian tidak sesuai dengan yang diperjanjikan.
- Pihak penjual atau penyedia jasa melakukan perjanjian namun terlambat.
Apabila syarat tidak terpenuhi, maka pihak pembeli tidak bisa melakukan refund. Kecuali, hal tersebut sudah diatur sebelumnya dalam perjanjian jual-beli yang disepakati oleh kedua belah pihak.
Mekanisme Pengembalian Dana
Lalu, bagaimana mekanisme refund dalam bisnis itu sendiri? Sebenarnya, caranya tidak terlalu rumit. Hanya saja, Anda harus memastikan bahwa setiap tahapan dilakukan dengan benar agar sesuai dengan klaim pelanggan. Berikut penjelasan untuk tiap-tiap tahapan:
1. Customer mengajukan refund
Refund hanya bisa diproses jika customer mengajukan permintaan pengembalian dana. Untuk memudahkan customer Anda, pastikan layanan refund mudah diakses. Anda bisa mencantumkannya pada website bisnis atau akun online shop. Bisa juga dengan memanfaatkan customer service untuk menerima permintaan refund.
2. Bisnis menerima pengajuan refund
Setelah pengajuan refund oleh customer masuk dalam sistem Anda, segera proses. Lakukan cross check data jika memang diperlukan. Langkah ini akan menghindarkan Anda dari risiko kesalahan mengirim pengembalian dana.
3. Bisnis mengecek kelengkapan
Jangan lupa juga untuk mengecek kelengkapan bukti dari customer. Anda bisa menerapkan peraturan bahwa refund hanya dapat diproses jika terdapat bukti pendukung seperti bukti transfer atau perjanjian jual-beli.
4. Bisnis mengembalikan dana kepada customer
Jika semua data dan dokumen cocok, Anda bisa langsung mengembalikan dana kepada customer. Pastikan jumlah dana yang dikembalikan sesuai dengan perjanjian awal. Katakanlah di perjanjian awal Anda menjanjikan refund sebesar 100% dari harga produk, maka dana yang dikembalikan pun harus 100%.
Setelah penjelasan di atas, tidak bisa dipungkiri bahwa proses refund akan mudah dilaksanakan jika sedikit jumlah dananya. Namun, terkadang bisa saja Anda menerima pengajuan refund oleh beberapa customer sekaligus dalam satu waktu. Refund akan semakin rumit lagi jika para customer memiliki rekening atau metode penerimaan dana yang berbeda-beda.
Lalu, bagaimana solusinya? Tenang saja, Anda bisa menggunakan layanan payment solution dari Fazz Business. Melalui fitur Fazz Business Pay and Receive, proses pengembalian dana bisa dilakukan secara instan.
Menariknya lagi, Fazz Business juga menyediakan sistem yang memungkinkan Anda untuk bisa mengatur refund secara otomatis. Sangat menguntungkan bagi bisnis, bukan? Yuk, klik di sini untuk mulai pengembalian dana dengan praktis bersama Fazz Business!
