Arti payroll sebagai suatu sistem penggajian atau proses transfer gaji karyawan merupakan salah satu hal yang penting dalam menjalani bisnis. Sistem penggajian karyawan yang efektif diyakini banyak pakar bisa meningkatkan kinerja karyawan sehingga hasilnya bisnis Anda pun turut diuntungkan. Lantas, bagaimana cara membuat sistem penggajian atau transfer gaji karyawan menjadi efektif, mudah, dan aman?
Simak selengkapnya di bawah ini!
Arti Payroll
Payroll adalah sebagai skema penggajian yang umumnya diterapkan oleh perusahaan untuk membayarkan upah karyawan sesuai dengan periode tertentu, memiliki sejumlah manfaat yang signifikan. Dalam operasional perusahaan, sistem ini membuktikan diri sebagai alat yang efektif untuk mempermudah dan memastikan akurasi dalam proses penggajian.
Dalam perusahaan berskala besar, seperti yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, pengelolaan payroll seringkali ditangani secara khusus oleh departemen keuangan. Sebaliknya, perusahaan yang lebih kecil mungkin memiliki pemilik perusahaan yang secara langsung menangani proses penggajian. Payroll tidak hanya menghitung nominal gaji, tetapi juga mengkalkulasi komponen-komponen seperti lembur, bonus, asuransi, dan potongan pajak, secara otomatis menggunakan aplikasi atau perangkat lunak tertentu.
Baca juga : 4 Cara Menghitung Gaji Karyawan Sistem Pro-Rata dan Jam Kerja
Manfaat Payroll untuk Penggajian
1. Adanya Transparansi
Keuntungan dari sistem payroll tidak hanya dirasakan oleh perusahaan tetapi juga oleh karyawan. Laporan gaji bulanan yang dihasilkan oleh sistem ini memberikan transparansi mengenai besaran upah yang diterima, termasuk rincian tunjangan dan potongan BPJS serta asuransi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Selain itu, sistem payroll memungkinkan penyimpanan data secara otomatis dan aman. Dibandingkan dengan sistem administrasi manual yang membutuhkan waktu, kertas, dan risiko kerugian jangka panjang, payroll menyajikan solusi penyimpanan data yang teratur dan terjamin keamanannya melalui server khusus.
2. Lebih Efisien
Keefisienan waktu juga menjadi salah satu manfaat utama dari penggunaan sistem payroll. Dengan administrasi data yang otomatis, pihak yang bertanggung jawab hanya perlu memasukkan data gaji karyawan, baik bulanan maupun tahunan, dengan pembaruan sesuai ketentuan perusahaan. Dengan demikian, divisi keuangan dapat fokus pada aspek-aspek krusial lainnya terkait pengembangan dan transaksi perusahaan, meningkatkan produktivitas operasional secara keseluruhan.
3. Sistem yang Terorganisir
Selain itu, para peneliti dan pakar keuangan telah menemukan bahwa perusahaan-perusahaan yang menerapkan sistem payroll cenderung memiliki keuangan yang lebih terorganisir dan transparan, memberikan kepercayaan lebih kepada karyawan dan pihak eksternal, seperti pihak pajak dan lembaga keuangan. Hal ini dapat menjadi modal yang kuat untuk mendukung pertumbuhan dan stabilitas perusahaan.
Baca juga : Return on Investment: Faktor, Cara Menghitung, Tips Meraihnya
Cara Transfer Gaji Karyawan yang Benar
1. Tentukan Timeline Penggajian yang Konsisten
Siapa sih yang suka menerima gaji telat dari waktu yang sudah disepakati bersama? Tidak ada, bukan? Rata-rata perusahaan sering kehilangan karyawan terbaiknya karena sistem penggajian yang tak konsisten tersebut. Anda tak mau kan mengalami nasib serupa?
Untuk itu, penting bagi Anda sebagai pemimpin perusahaan untuk menetapkan deadline dalam sistem penggajian. Anda atau siapa saja di perusahaan tersebut bebas menyusun rencana terkait sistem penggajian karyawan tersebut. Asal setelah ditetapkan bisa dijalankan secara konsisten, ya.
2. Punya Rencana Cadangan Finansial
Selain itu, Anda wajib memiliki rencana cadangan finansial agar sewaktu-waktu perusahaan Anda sedang goyang, transfer gaji ke karyawan tetap bisa dilaksanakan. Rencana cadangan itu harus diperhitungkan sejak awal. Anda harus menghitung dulu kemampuan finansial perusahaan secara menyeluruh, sehingga saat kondisi krisis sekalipun Anda tetap bisa menunaikan kewajiban kepada karyawan.
Tak hanya masalah gaji yang diperhitungkan, Anda juga harus menyiapkan dana agar bisa memberi bonus pada karyawan dengan kontribusi terbaik. Sebab, siklus pekerjaan bukan hanya dinilai dari sebatas menjalani kewajiban saja, namun juga dalam bentuk apresiasi ke semua karyawan.
3. Otomatisasi Sistem Penggajian
Agar sistem penggajian karyawan menjadi lebih efektif dan mudah Anda perlu segera meninggalkan cara-cara konvensional. Sekarang saatnya beralih kepada sistem otomatis dengan memanfaatkan teknologi. Tak hanya membuat transfer gaji karyawan lebih efektif dan aman, metode ini bisa memberi aman bagi keuangan perusahaan.
Lantaran, bisa memberi hasil perhitungan yang akurat dan lebih rinci. Bila tak mau terlalu dipusingkan dengan proses peralihan sistem penggajian manual ke otomatis, ada opsi lebih praktis lagi. Anda bisa melakukannya dengan menjadi klien perusahaan lain atau startup fintech yang menyediakan software khusus terkait sistem penggajian tersebut.
Mempercayai sistem penggajian karyawan dengan software khusus tadi bisa memudahkan proses transfer gaji, bahkan bisa lebih cepat dan lebih tepat. Biasanya software semacam ini bisa juga dimanfaatkan untuk mendata absensi, cuti, pajak, melaporkan PPh hingga kontrak semua karyawan. Bonusnya, data-data yang tersimpan jadi lebih mudah diakses kapan saja.
Baca juga : Hutang Usaha Adalah: Definisi, Ciri, dan Tips Mengelola dalam Bisnis
Cara Pendaftaran Sistem Penggajian di Fazz Business
Salah satu perusahaan payment solution yang menyediakan layanan sistem penggajian otomatis yang bisa Anda pilih adalah Fazz Business (Sebelumnya dikenal sebagai Xfers). Adapun layanan otomatisasi sistem penggajian yang Fazz Business punya adalah Fazz Business Dash.
Dengan Fazz Business Dash, Anda bisa dengan cepat dan mudah untuk mengirim dana alias gaji hingga ke 100 penerima. Anda tidak perlu melakukan integrasi API lagi, cukup kirim dana langsung dari dasbor Fazz Business melalui formulir atau secara massal melalui unggahan CSV. Keunggulan lainnya, Anda bisa melihat status dan riwayat hingga ekspor riwayat transaksi sebagai CSV hanya dari tampilan dasbor Fazz Business Dash.
Bagaimana cara kerjanya?
Ada 2 metode yang dapat digunakan untuk melakukan transfer gaji karyawan dengan Fazz Business Dash:
1. Menambahkan penerima secara manual melalui formulir
Metode ini cocok bila Anda ingin melakukan transfer gaji ke beberapa penerima saja. Caranya pun mudah, Anda hanya perlu masuk menuju ke dasbor Fazz Business Dash dan ikuti instruksi untuk menambahkan detail penerima. Gampang, kan?
2. Menambahkan penerima secara massal dengan mengunggah CSV
Sedangkan, metode satu ini cocok bila Anda ingin mentransfer gaji ke banyak penerima. Tak hanya karyawan, Anda bisa menambahkan pihak lain seperti vendor atau supplier. Anda hanya perlu menyiapkan daftar penerima tujuan pengiriman uang melalui CSV dan unggah file CSV. Fazz Business Dash akan secara otomatis mengisi daftar penerima ke dasbornya agar Anda dapat melakukan transfer massal dalam beberapa menit saja.
Itulah arti payroll yang sudah kita bahas. Bagaimana, sudah siap beralih ke sistem penggajian otomatis ketika transfer gaji karyawan? Yuk, kunjungi Fazz Business untuk informasi selengkapnya!
