Apa Itu Refund? Ini Definisi, Dasar Hukum, dan Mekanismenya

Apa itu refund? Dalam menjalankan bisnis, terkadang muncul beberapa hambatan. Saat menjalankan bisnis online, misalnya, meski sudah berhati-hati mengemas produk,  bisa saja ada kemungkinan produk mengalami kerusakan di tengah jalan. Pada waktu lain, karena satu dan lain hal, produk mengalami cacat produksi.

Jika hal tersebut terjadi, wajar jika pada akhirnya pelanggan meminta pengembalian dana atau refund. Bagi yang sudah lama menjalankan bisnis, Anda tentu mengenal tentang istilah tersebut. Namun, bagi pebisnis pemula, tentu menjadi suatu hal yang baru. Agar tidak salah langkah, mari simak penjelasan tentang pengembalian dana dalam bisnis beserta langkah-langkahnya berikut ini!

Apa Itu Refund dan Pentingnya dalam Bisnis

Pengembalian dana atau refund adalah pengembalian sejumlah dana oleh pihak penjual kepada pembeli dalam suatu transaksi karena alasan tertentu. Biasanya, alasan tersebut masih berhubungan dengan produk seperti kelalaian penjual atau bisa juga karena proses produksi tidak bisa memenuhi target.

Perlu diingat juga, refund berbeda dari return. Meski terkadang alasannya mirip, return tidak membatalkan transaksi, sedangkan refund membatalkan transaksi. Tujuan utama dari return adalah pengembalian barang. Di sisi lain, refund bertujuan untuk mengembalikan dana pembeli.

Jika dilihat sekilas, refund memang terasa merugikan. Ini karena transaksi yang mengalami refund jelas tidak memberi pemasukan bagi bisnis Anda. Namun, coba lihat dari sisi lain. Refund bisa meningkatkan rasa percaya calon pembeli terhadap bisnis Anda. Adanya layanan refund dengan alur yang mudah pasti akan membuat pembeli merasa terlindungi.

Baca juga : Loyalitas Pelanggan : Pengertian, Faktor, Contoh dan Caranya

Dasar Hukum Refund di Indonesia

Di Indonesia, mekanisme refund secara resmi diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHP), lho. Dalam peraturan tersebut, refund dianggap sebagai ganti rugi terhadap tidak dijalankannya suatu prestasi atau bisa juga wanprestasi. KUHP mengatur bahwa refund hanya dapat dilakukan jika telah terpenuhi tiga syarat, yaitu:

1. Pihak penjual atau penyedia jasa tidak melakukan sesuatu yang disanggupi untuk dilakukan.
2. Pihak penjual atau penyedia jasa melakukan perjanjian tidak sesuai dengan yang diperjanjikan.
3. Pihak penjual atau penyedia jasa melakukan perjanjian namun terlambat.

Apabila syarat tidak terpenuhi, maka pihak pembeli tidak bisa melakukan refund. Kecuali, hal tersebut sudah diatur sebelumnya dalam perjanjian jual-beli yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Baca juga : 10 Cara Menarik Pelanggan Untuk Meningkatkan Penjualan Bisnis

Mekanisme Refund

Lalu, bagaimana mekanisme refund dalam bisnis itu sendiri? Sebenarnya, caranya tidak terlalu rumit. Hanya saja, Anda harus memastikan bahwa setiap tahapan dilakukan dengan benar agar sesuai dengan klaim pelanggan. Berikut penjelasan untuk tiap-tiap tahapan:

1. Customer mengajukan refund

Refund hanya bisa diproses jika customer mengajukan permintaan pengembalian dana. Untuk memudahkan customer Anda, pastikan layanan refund mudah diakses. Anda bisa mencantumkannya pada website bisnis atau akun online shop. Bisa juga dengan memanfaatkan customer service untuk menerima permintaan refund.

2. Bisnis menerima pengajuan refund

Setelah pengajuan refund oleh customer masuk dalam sistem Anda, segera proses. Lakukan cross check data jika memang diperlukan. Langkah ini akan menghindarkan Anda dari risiko kesalahan mengirim pengembalian dana.

3. Bisnis mengecek kelengkapan

Jangan lupa juga untuk mengecek kelengkapan bukti dari customer. Anda bisa menerapkan peraturan bahwa refund hanya dapat diproses jika terdapat bukti pendukung seperti bukti transfer atau perjanjian jual-beli.

4. Bisnis mengembalikan dana kepada customer

Jika semua data dan dokumen cocok, Anda bisa langsung mengembalikan dana kepada customer. Pastikan jumlah dana yang dikembalikan sesuai dengan perjanjian awal. Katakanlah di perjanjian awal Anda menjanjikan refund sebesar 100% dari harga produk, maka dana yang dikembalikan pun harus 100%.

Baca juga : Tips Mempersiapkan Dana Darurat Untuk Perusahaan

Contoh Refund dalam Berbagai Bisnis

1. Usaha Ticket, Travel, dan Transportasi

Sebagai ilustrasi kegiatan refund dalam industri tiket dan perjalanan, situasi terjadi ketika seseorang membeli tiket pesawat atau kereta api, namun harus membatalkan perjalanan karena keadaan darurat atau perubahan jadwal. Dalam konteks ini, pelanggan dapat mengajukan refund sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh maskapai atau operator kereta api.

Prosedur pengajuan refund melibatkan kontak dengan pihak maskapai atau operator, memberikan rincian pemesanan, alasan pembatalan, dan bukti pembelian. Verifikasi informasi oleh maskapai atau operator dilakukan, dan proses pengembalian dana sesuai kebijakan berlangsung dalam jangka waktu 30-45 hari kerja. Pelanggan dapat mengajukan refund sesuai dengan kebijakan transportasi yang berlaku, dengan menghubungi operator transportasi, memberikan nomor tiket, alasan refund, dan bukti pembelian. Operator akan memproses refund sesuai kebijakan mereka, yang bisa mencakup pengembalian sebagian atau seluruh biaya tiket.

3. Usaha Perhotelan

Dalam sektor perhotelan, contoh pengembalian dana muncul ketika seseorang melakukan reservasi hotel, namun harus membatalkan karena perubahan rencana atau keadaan darurat. Pelanggan dapat mengajukan refund sesuai dengan kebijakan pembatalan hotel, yang umumnya memiliki batas waktu tertentu sebelum tanggal check-in.

Pelanggan perlu menghubungi hotel untuk mengajukan refund, menyampaikan rincian reservasi, dan alasan pembatalan. Setelah verifikasi, hotel mengembalikan dana sesuai dengan kebijakan pembatalan yang berlaku.

3. Marketplace & E-commerce

Dalam ranah marketplace dan e-commerce, contoh pengembalian dana terjadi ketika pembeli merasa tidak puas atau menerima produk cacat. Pelanggan dapat mengajukan refund melalui fitur layanan pelanggan platform e-commerce.

Pelanggan perlu memberikan rincian pesanan, alasan pengembalian, bukti pembelian, dan dapat menyertakan video unboxing. Setelah verifikasi, platform akan memproses refund atau mengarahkan pelanggan untuk mengembalikan produk kepada penjual. Waktu pengembalian barang online berkisar antara 2 hingga 14 hari kerja, tergantung jenis transfer dana yang digunakan.

Setelah memahami apa itu refund di atas, tidak bisa dipungkiri bahwa proses refund akan mudah dilaksanakan jika sedikit jumlah dananya. Namun, terkadang bisa saja Anda menerima pengajuan refund oleh beberapa customer sekaligus dalam satu waktu. Refund akan semakin rumit lagi jika para customer memiliki rekening atau metode penerimaan dana yang berbeda-beda.

Lalu, bagaimana solusinya? Tenang saja, Anda bisa menggunakan layanan payment solution dari Fazz Business. Melalui fitur Fazz Business Pay and Receive, proses pengembalian dana bisa dilakukan secara instan.

Menariknya lagi, Fazz Business juga menyediakan sistem yang memungkinkan Anda untuk bisa mengatur refund secara otomatis. Sangat menguntungkan bagi bisnis, bukan? Yuk, klik di sini untuk mulai pengembalian dana dengan praktis bersama Fazz Business!