Cara menyusun skala prioritas yang baik perlu diketahui oleh semua pelaku bisnis. Hal ini tidak hanya agar tujuan bisnis tercapai, tetapi juga agar tercapai secara lebih efisien sehingga menguntungkan.
Apa yang dimaksud penyusunan skala prioritas?
Penyusunan skala prioritas dapat dipahami sebagai penetapan urutan tugas yang harus dikerjakan berdasarkan nilai kepentingannya. Hal ini dilakukan supaya tugas-tugas tertentu, yang lebih mendesak dan mempengaruhi tugas lainnya, dapat dikerjakan lebih dahulu.
Penetapan susunan tugas dalam skala prioritas dapat dilakukan berdasarkan berbagai faktor. Meskipun begitu, secara umum, penetapan susunan tugas yang harus dikerjakan paling awal hingga paling akhir adalah alasan efisiensi.
Keuntungan menyusun skala prioritas
Meskipun menyusun skala prioritas akan membutuhkan waktu dan alokasi energi lebih pada awal kerja, tetapi skala prioritas dapat membuat pekerjaan selanjutnya menjadi lebih menguntungkan. Beberapa keuntungan yang diperoleh dari menyusun skala prioritas adalah sebagai berikut.
1. Memudahkan fokus pekerjaan
Setiap SDM yang melakukan pekerjaan berdasarkan skala prioritas akan dapat lebih fokus. Hal itu karena skala prioritas dapat menggambarkan seberapa penting suatu tugas dibandingkan tugas lainnya. Hal ini juga dapat mengurangi rasa stres karena dapat fokus pada satu pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu.
2. Menambah efisiensi manajemen pekerjaan
Skala prioritas dapat digunakan untuk mengalokasikan waktu, sumber daya, hingga biaya secara lebih tepat. Dengan begitu, pekerjaan yang lebih berat dapat memperoleh alokasi waktu lebih panjang, sumber daya lebih banyak, hingga biaya yang lebih mahal.
3. Meningkatkan produktivitas
Tugas-tugas yang disusun dalam skala prioritas lazimnya dapat dikerjakan secara lebih terukur. Hal tersebut membuat keputusan yang lebih cepat dan jelas dapat diambil, sehingga akan mempengaruhi produktivitas yang lebih baik.
4. Meningkatkan kualitas hasil pekerjaan
Karena dapat memetakan prioritas pekerjaan, maka suatu pekerjaan dapat ditangani oleh SDM yang tepat. Dengan begitu, hasil pekerjaan akan lebih optimal. Selain itu, responsibilitas pekerja pada suatu pekerjaan menjadi lebih baik.
5. Meminimalisir kegagalan kerja
Ketika menyusun skala prioritas, maka secara tidak langsung juga akan sekaligus memperkirakan masalah dan mitigasi yang harus dilakukan terkait suatu pekerjaan. Hal ini akan membuat risiko kegagalan kerja menjadi lebih kecil karena telah terukur sejak awal.
Faktor yang mempengaruhi skala prioritas
Penyusunan sebuah skala prioritas akan didasarkan pada faktor-faktor tertentu sehingga mampu menunjukkan mana pekerjaan yang paling penting untuk dilakukan. Beberapa faktor yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut.
1. Urgensi dan deadline
Faktor ini digunakan untuk menempatkan paling awal sebuah pekerjaan yang membutuhkan penyelesaian paling cepat.
2. Kepentingan dan dampak
Sebuah pekerjaan harus diprioritaskan apabila terhitung penting dan mempengaruhi pekerjaan lainnya. Pertimbangan ini juga berkenaan dengan konsekuensi apabila pekerjaan tersebut tidak diselesaikan.
3. Ketersediaan sumber daya
Selain nilai sebuah pekerjaan, aspek-aspek yang tersedia seperti waktu, biaya, dan tenaga kerja, turut menentukan skala prioritas. Sebuah pekerjaan yang didukung oleh aspek-aspek tersebut dapat segera dilakukan.
4. Pengaturan energi
Setiap pekerjaan memiliki kompleksitas yang berbeda, sehingga memerlukan energi pengerjaan yang berbeda pula. Sebagian orang akan menempatkan pekerjaan yang sulit di bagian paling awal skala prioritas supaya dapat mengarahkan energi secara maksimal. Namun, ada juga yang memilih untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan paling mudah terlebih dahulu untuk mengatur tingkat stres.
5. Strategi dan tujuan bisnis
Skala prioritas juga tidak lepas dari strategi dan tujuan sebuah bisnis. Pekerjaan-pekerjaan yang berkenaan dengan tujuan strategi bisnis lazimnya akan didahulukan dan diutamakan.
Fungsi dari skala prioritas
Bagi sebuah bisnis, skala prioritas memiliki berbagai fungsi bermanfaat. Beberapa fungsi skala prioritas yang turut serta menentukan kesuksesan sebuah bisnis, yaitu sebagai berikut.
1. Penentuan kerangka kerja
Pekerjaan-pekerjaan yang disusun dalam skala prioritas dapat menjadi kerangka kerja bagi sebuah tim. Dengan kerangka kerja yang jelas, sebuah pekerjaan dapat dikerjakan oleh sumber daya yang tepat dan dengan cara yang relevan.
2. Efisiensi operasional
Skala prioritas akan memperlihatkan pekerjaan yang saling berkaitan, tumpang tindih, atau justru sama sekali tidak berhubungan. Hal tersebut akan menghindarkan pekerja dari pekerjaan ulang atau mengubah hasil pekerjaan lain. Artinya, rangkaian pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efisien.
3. Perencanaan keuangan
Penyusunan skala prioritas juga tidak lepas dari perencanaan keuangan. Dengan penyusunan yang tepat, setiap pekerjaan dapat dialokasikan dana yang sesuai. Berkaitan dengan hal ini, pelaku bisnis dapat memanfaatkan platform tambahan yang memudahkan pengelolaan usaha, seperti Fazz.
Layanan keuangan digital Fazz dapat dimanfaatkan oleh pelaku bisnis secara nyaman dan mudah. Di dalamnya terdapat fitur-fitur penting seperti layanan pembayaran konsumen, pencatatan transaksi, penyimpanan dana, hingga pengajuan pinjaman modal untuk usaha berkembang.
4. Membangun manajemen yang sehat
Menggunakan skala prioritas, berbagai pekerjaan dapat didistribusikan secara lebih merata ke berbagai sumber daya. Sebab, berdasarkan prioritasnya, sebuah pekerjaan dapat ditentukan untuk dikerjakan oleh siapa, kapan, dan menggunakan cara apa.
5. Memantau progres pekerjaan
Skala prioritas akan memudahkan pemantauan tingkat kemajuan pekerjaan. Sebab, berbagai pekerjaan penting dan vital akan mendapat fokus yang lebih besar.
Tips menentukan skala prioritas bagi pebisnis
Penyusunan skala prioritas harus didasarkan pada perkembangan yang matang. Beberapa langkah yang dapat diterapkan adalah sebagai berikut.
1. Pahami tujuan bisnis jangka panjang
Setiap pelaku usaha tentu memiliki visi dan misi bisnis yang jelas. Maka, prioritaskan pekerjaan yang paling berhubungan atau sejalan dengan pencapaian jangka panjang.
2. Ukur dampak finansial dari setiap pekerjaan
Ketika menyusun skala prioritas, selalu pertimbangkan dampak finansial dari sebuah pekerjaan. Selalu prioritaskan sebuah pekerjaan yang memiliki dampak menguntungkan secara finansial atau memiliki potensi Return on Investment (ROI) tinggi.
3. Ukur dampak keberlanjutan pada bisnis
Selain pekerjaan yang dapat menentukan keuntungan finansial, selalu dahulukan pekerjaan yang memiliki nilai vital bagi keberlanjutan usaha.
4. Ketahui tenggat waktu ada setiap pekerjaan
Setiap pekerjaan dalam bisnis akan memiliki tenggat waktu yang dapat menentukan prioritasnya. Utamakan pekerjaan dengan deadline paling dekat atau justru pekerjaan dengan durasi panjang.
5. Pahami kausalitas antar pekerjaan
Sebuah pekerjaan yang dapat menentukan dimulainya pekerjaan lain haruslah diutamakan. Oleh karena itu, setiap pelaku bisnis harus mampu membaca keterkaitan setiap pekerjaan disusun dalam skala prioritas.
6. Pahami risiko dari setiap kepatuhan pekerja
Selesai atau tidak terselesaikan sebuah pekerjaan akan membawa risiko bagi bisnis. Pekerjaan dengan risiko tinggi dapat didahulukan atau ditempatkan pada urutan paling awal skala prioritas.
7. Jaga fleksibilitas terhadap bahan langkah
Prioritas pekerjaan dapat berubah seiring berjalannya waktu atau berubahnya perkembangan. Tidak jarang, hasil satu pekerjaan tertentu akan mengubah skala prioritas selanjutnya.
8. Mempertimbangkan inovasi dalam bisnis
Setiap pekerjaan yang berhubungan dengan inovasi bisnis perlu diperhitungkan sebagai pekerjaan prioritas. Meskipun begitu, tetap harus ada acuan yang dipatuhi agar tidak mengubah kerangka pada pekerjaan lain.
9. Manfaatkan metode penyusunan skala prioritas yang sesuai
Penyusunan skala prioritas dapat dilakukan dengan beberapa metode yang sesuai. Misalnya, untuk menyusun pekerjaan yang tidak saling berkaitan dapat menggunakan sistem penomoran dan sistem bagan untuk pekerjaan yang saling berhubungan.
10. Libatkan tim dalam menyusun skala prioritas
Mengumpulkan dan mengajak diskusi SDM yang bertanggung jawab akan menciptakan pemahaman bersama. Hal ini juga akan membuat setiap tenaga kerja mengambil tanggung jawab yang sesuai.
11. Lakukan evaluasi berkala
Apabila skala prioritas yang disusun memiliki durasi cukup panjang, maka perlu dilakukan evaluasi untuk melihat relevansi skala prioritas tersebut dengan kondisi bisnis yang ada.
12. Selalu utamakan branding
Setiap pekerjaan yang berhubungan dengan branding harus diutamakan atau bahkan dijalankan bersamaan dengan pekerjaan lain. Sebab, branding akan membutuhkan waktu panjang sehingga harus dimulai sedini mungkin.
13. Pantau perkembangan pasar
Pertimbangkan faktor eksternal seperti perubahan tren pasar atau persaingan. Jangan ragu untuk menyesuaikan skala prioritas demi merespons perubahan dalam lingkungan bisnis.
14. Selalu berorientasi pada pelanggan
Setiap pekerjaan yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan perlu diprioritaskan dan fokus yang kuat. Sebab, hal ini akan menentukan profitabilitas.
15. Pertimbangkan keberlanjutan dan tanggung jawab sosial
Prinsip keberlanjutan dan bertanggung jawab pada sosial perlu diterapkan sejak awal penyusunan skala prioritas. Pekerjaan dengan dampak sosial positif perlu diutamakan dan disisipkan pada pekerjaan-pekerjaan lain.
