Setiap pelaku bisnis wajib mengetahui cara membuat faktur penjualan dan pembelian. Sebab, pelaku bisnis dapat bertindak sebagai penjual maupun pembeli pada situasi tertentu. Hal tersebut akan bermanfaat dalam banyak hal.
Apa itu faktur penjualan dan faktur pembelian?
Faktur merupakan dokumen berupa catatan transaksi yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli atau oleh pembeli kepada penjual. Dilihat dari beberapa hal, faktur dibedakan menjadi dua, yaitu faktur penjualan dan pembelian.
Faktur penjualan dapat dipahami sebagai dokumen resmi yang berisi catatan transaksi jual beli dari penjual kepada pembeli. Catatan ini diberikan setelah transaksi terjadi, baik dilakukan secara cash maupun kredit.
Sementara itu, faktur pembelian merupakan dokumen resmi yang dikirim pembeli untuk penjual. Catatan tersebut berisi daftar barang yang ingin dibeli oleh pembeli dan perlu disetujui oleh penjual agar transaksi terjadi. Faktur ini lebih kerap disebut dengan istilah purchase order.
Kedua jenis faktur tersebut memiliki bagian-bagian utama yang sama, yaitu seperti nama barang, jumlah unit yang diperjualbelikan, harga, dan total tagihan atau pembayaran. Informasi penjual dan pembeli juga tertera pada setiap jenis faktur, meskipun letak dan detailnya berbeda.
Cara membedakan faktur penjualan dan faktur pembelian?
Seperti pengertian yang telah dijabarkan di atas, faktur penjualan dikeluarkan oleh penjual dan faktur pembelian dikeluarkan oleh pembeli. Selain itu, beberapa perbedaan keduanya adalah sebagai berikut.
1. Struktur faktur
Faktur penjualan dan pembelian memiliki struktur penyusunan yang berbeda, meskipun sama sama memuat catatan barang dan jumlah tagihan. Pada faktur penjualan, informasi penjual akan lebih detail tertulis di bagian paling atas faktur. Bagian-bagian tersebut meliputi nama perusahaan atau bisnis, alamat, kontak, dan lainnya. Sebaliknya, informasi detail yang terletak di bagian paling atas faktur pembelian adalah informasi mengenai data pemesan atau pembeli.
2. Waktu penerbitan faktur
Setiap jenis faktur dapat menjadi bukti transaksi bagi masing-masing pihak. Namun, faktur penjualan merupakan bukti bahwa transaksi telah dilakukan, sementara faktur pembelian merupakan bukti bahwa transaksi sedang dimohon oleh pembeli dan membutuhkan persetujuan penjual.
Dengan begitu, faktur penjualan diterbitkan setelah transaksi selesai atau dibayar. Sementara itu, faktur pembelian diterbitkan ketika transaksi belum tentu terjadi. Oleh karena itu, jika ditulis secara runtut, maka urutan yang terjadi adalah pengiriman faktur pembelian dari pembeli ke penjual, persetujuan penjual pada faktur pembelian, pengiriman barang dari penjual ke pembeli sesuai pesanan dalam faktur pembelian, dan pemberian faktur penjualan.
3. Kegunaan faktur
Setiap jenis faktur memiliki kegunaan bagi penjual dan pembeli. Faktur penjualan dapat digunakan oleh pembeli sebagai dokumen lampiran dalam laporan keuangan. Sementara itu, faktur pembelian dapat digunakan oleh penjual sebagai dasar pengiriman tagihan.
Apa saja komponen faktur penjualan?
Pada dasarnya, komponen yang ada pada faktur penjualan tidak jauh berbeda dengan yang ada pada faktur pembelian. Beberapa komponen yang biasanya dicantumkan adalah sebagai berikut.
1. Nomor faktur
Penting bagi pebisnis yang sudah sibuk menangani pesanan, nomor unik ini digunakan untuk mengidentifikasi faktur penjualan yang dikeluarkan. Hal ini penting untuk melakukan cek kembali di sama mendatang.
2. Waktu faktur
Seperti namanya, bagian ini memuat keterangan waktu ketika faktur penjualan dikeluarkan. Penulisan waktu dapat berisi hari, tanggal, bulan, tahun, dan juga jam.
3. Informasi penjual
Bagian ini berisi nama perusahaan atau individu yang menjual barang, alamat, nomor telepon, dan email penjual. Bagian ini umumnya ditulis di bagian paling atas dan mencolok.
4. Informasi pembeli
Tidak hanya nama perusahaan atau individu yang membeli barang atau jasa, bagian ini juga meliputi alamat, nomor telepon, dan email pembeli.
5. Deskripsi barang atau jasa
Bagian ini berisi daftar barang atau jasa yang dijual, beserta keterangan yang memadai untuk mengidentifikasi setiap item. Umumnya, bagian ini meliputi nama barang, jumlah, harga satuan, dan subtotal.
6. Total tagihan
Jumlah total yang harus dibayarkan oleh pembeli ini mencakup jumlah subtotal dari semua item, pajak penjualan, atau biaya lainnya. Diskon dan faktor lain yang mempengaruhi total tagihan juga masuk ke dalam bagian ini.
7. Metode pembayaran
Karena faktur umumnya digunakan untuk penagihan, maka harus ada informasi mengenai cara dan alamat pembayaran. Oleh karena itu, bagian ini berisi mengenai pilihan metode pembayaran untuk pembeli, seperti tunai cash, transfer bank, kartu kredit, dan lainnya.
8. Syarat pembayaran
Apabila terdapat ketentuan khusus mengenai pembayaran, maka poin-poinnya akan ditulis dalam faktur. Beberapa persyaratan pembayaran yang umumnya disepakati oleh penjual dan pembeli, misalnya batas waktu pembayaran, diskon, atau biaya keterlambatan.
9. Catatan tambahan
Informasi tambahan atau instruksi khusus yang sesuai dengan transaksi penjualan, seperti persyaratan pengembalian barang atau ketentuan garansi.
10. Tanda tangan
Kolom tanda tangan diisi oleh penjual atau wakil penjual untuk menegaskan keaslian dari faktur penjualan yang diterbitkan.
Contoh dari faktur penjualan
Faktur penjualan dapat diterbitkan sebagai penagihan ataupun sebagai bukti bahwa transaksi telah selesai di bayar. Faktor penjualan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebagai tagihan biasanya disebut sebagai invoice atau faktur tagihan.
Ada berbagai contoh faktur penjualan, berikut ini salah satunya.
Contoh faktur penjualan di atas dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan. Sebab, sebenarnya tidak ada struktur paten mengenai faktur. Bahkan, untuk membuat faktur dan catatan keuangan yang lebih mudah, pelaku bisnis dapat memanfaatkan layanan digital dari Fazz Business.
Dengan cara membuat akun Fazz Business dan mengakses dashboard, pelaku bisnis dapat memanfaatkan layanan Pay and Receive yang memungkinkan pencatatan transaksi secara real time dan otomatis.
